Apostillestempel på dokument

Legalisering er ein formalitet som kan vere nødvendig for at eit dokument utarbeidd av norske styresmakter skal få rettsvirkning i utlandet. Hos Statsforvaltaren kan dokumenta dine få eit apostillestempel, som er ei forenkla legalisering.

Statsforvaltaren legaliserer dokument som skal brukast i dei landa som har slutta seg til apostillekonvensjonen. Dette er lista over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.

Ved å apostillestemple eit dokument stadfestar Statsforvaltaren at:

  1. signaturen til den offentlege funksjonæren er ekte
  2. den offentlege funksjonæren har den stillinga som er oppgitt i dokumentet
  3. stempelet som er påført dokumentet er ekte

Det er berre dokument i original, eller rett kopi stadfesta av offentleg styresmakt, som kan få apostillestempel. Mange dokument må først ha stadfesting hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjeld til dømes dokument som er skrivne eller stadfesta av statsautoriserte translatørar. Det same gjeld dokument som er skrivne av andre private yrkesutøvarar med autorisasjon frå det offentlege, til dømes advokatar, helsepersonell og revisorar. 

Ei rekke dokument frå offentleg forvalting kan få apostillestempel utan at du må gå via notarius publicus. Dette gjeld til dømes dokument som har løvestempel og signatur frå skattekontor, politi, handelskammer osv. 

For at vi skal kunne apostillestemple eit dokument, må dokumentet ha:

  • namn og tittel til vedkommande som har signert dokumentet, anten med trykte bokstaver eller blokkbokstavar
  • signatur (helst med blå penn)
  • embetsstempelet (som regel løvestempel) til den offentlege instansen som har skrive ut dokumentet

Statsforvaltaren kan ikkje hjelpe til med å omsetje til andre språk, men nokre offentlege instansar gir deg fleirspråklege attestar dersom du ber om det.

Det er Utanriksdepartementet som legaliserer dokument for bruk i alle land som ikkje er part i Haag-konvensjonen om apostille. Dokument som skal brukast i Norden, treng ikkje apostillestempel. Her er det nok med ein notarialstadfesting.

Slik går du fram dersom du treng apostillestempel på eit dokument

Dokument som treng apostille, kan anten sendast til Statsforvaltaren per post eller leverast i resepsjonen. Du kan ikkje bruke e-post, faks eller liknande. Dersom du postlegg dokumenta, ber vi om at du i eit følgeskriv opplyser:

  • kva land dokumenta skal brukast i
  • adressa vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
  • telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi treng å kontakte deg

 

Vis meir

For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet må det legaliseres, det kan gjøres med et apostillestempel. Apostille bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter signaturen, stillingen og stempelet til den offentlige tjenestemannen som har undertegnet dokumentet.

Statsforvalteren (tidliger Fylkesmannen) legaliserer dokumenter for bruk i utlandet med apostille, men da kun i de landene som har ratifisert Haag-konvensjonen. Dersom landet ikke er med i Haag-konvensjonen må dokumentet legaliseres gjennom Utenriksdepartementet samt ambassade/konsulat til det landet dokumentet skal fremlegges i.

Vi kan ikke fortelle hvilke dokument man trenger apostille på, dette er veldig forskjellig fra land til land, og må avklares med stedet der dokumentene skal legges frem.

Hva kan vi gi apostillestempel

Dokumentet du skal ha legalisert må ha:

  • original signatur av en norsk offentlig tjenestemann
  • være påført tjenestemannens tittel 
  • inneha etatens offisielle stempel (rundt stempel) for å kunne bekreftes. 

Statsforvalteren kan bekrefte:

  • Notarius publicus (Tingretten, Sysselmannen på Svalbard, Brønnøysundregistret, Skipsregisteret og til dels lensmann)
  • Dokumenter utstedt av forvaltningen som innehar original offentlig signatur med tittel og offisielt stempel (fødselsattest, vigseslattest, dødsattest, vandelsattest, rett utskrift, UDI, advokats signatur og stempel - men kun på bevitnelser og vitneinnkallinger, separasjon- og skilsmissebevilling, m.fl.).
    • Dersom dokumentet kun har bokstavstempel eller er elektronisk godkjent, må signatur, tittel og stempel skaffes før man ber Statsforvalteren om apostille.

Signatur må være kjent

Statsforvalteren er avhengige av at vi har signaturprøven til vedkommende som har signert dokumentet. Dersom du har et dokument utstedt i et annet fylke er det enkleste å kontakte statsforvalteren i det fylket. Dersom vi ikke har den aktuelle signaturprøven forsøker vi å innhente denne, men dette kan ta tid. Dersom signaturprøve ikke kan innhentes kan ikke apostille utstedes.

Disse krever notarius publicus-stempel først

Dokumenter som ikke kan bekreftes direkte med apostille er bl.a: oversettelse foretatt av statsautorisert translatør, vitnemål, bostedsattest, utskrift fra folkeregisteret, kopi av dokument (unntatt kopi bekreftet av notarius publicus), rett kopi (unntatt rett utskrift med stempel, tittel og signatur). Ta kontakt med tingretten og hør om de kan sette notarius publicus på dokumentet.

Vi godkjenner IKKE andre lands dokumenter med apostille, selv om disse er skrevet under av notarius publicus i dette landet.

Er du i tvil, kontakt oss.

Tidligere praksis med direkte apostille på oversettelse utført av statsautorisert translatør faller bort fra 1. oktober 2017, jf. Justisdepartementets rundskriv om apostille.

Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public.

Send dokumentet til oss eller møt opp personlig

NB! Vi er på flyttefot og er tilgjengelig i nye lokaler ved årskiftet 2020/2021. Hvis det haster, ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Se kontaktinfo under. 

Statsforvalteren bekrefter annen tjenestemanns underskrift, tittel og stempel, vi er derfor ikke avhengig av personlig oppmøte. For å kunne sette apostille er vi likevel avhengig av originalt stempel, tittel og signatur fra offentlig tjenestemann. Dokumenter kan dermed ikke sendes elektronisk pr. e-post, faks eller lignende.

Post: Dokument det ønskes stempel på kan sendes i posten: Statsforvalteren i Nordland, postboks 1405, merk med apostille, 8002 Bodø. Husk returadresse, og gjerne kontaktinformasjon. Saksbehandlingstid er som oftest i løpet av dagen vi mottar papirene. Vi returner dokumentene kun som vanlig post, ikke som rekommandert eller ekspress over natt.

Vi tar ikke betalt for å sette apostille.

Apostille-stemplet dokument

  • En apostille skal foreligge i original, og vil ikke være gyldig dersom den sendes pr. mail, faks eller lignende.
  • Apostille settes på engelsk.
  • Apostille har ubegrenset gyldighetstid.
  • Apostille kommer fra det franske verbet apostiller, som betyr å gjøre påtegning i margen eller nederst på siden av et dokument.

Kontaktinformasjon

E-post: fmnos@fylkesmannen.no
Telefon: 75 53 15 00