Statsforvalteren legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.
Ved å apostillestemple et dokument bekrefter Statsforvalteren at:
- signaturen til den offentlige funksjonæren er ekte
- den offentlige funksjonæren har den stillingen som er oppgitt i dokumentet
- stempelet som er påført dokumentet er ekte
Det er bare dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet, som kan få apostillestempel. Mange dokumenter må først bekreftes hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjelder for eksempel dokumenter som er utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autorisasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer.
En rekke dokumenter fra den offentlige forvaltningen kan få apostillestempel uten at du må gå via notarius publicus. Dette gjelder for eksempel dokumenter som har løvestempel og signatur fra skattekontor, politi, handelskamre osv.
For at vi skal kunne apostillestemple et dokument, må dokumentet ha:
- navn og tittel til vedkommende som har signert dokumentet, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver
- signatur (helst med blå penn)
- embetsstempelet (som regel løvestempel) til den offentlige instansen som har utstedt dokumentet
Statsforvalteren kan ikke bistå med å oversette dokumenter, men noen offentlige instanser gir deg flerspråklige attester hvis du ber om det.
Det er Utenriksdepartementet som legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er parter i Haag-konvensjonen om apostille. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.
Slik går du frem hvis du trenger apostillestempel på et dokument
Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen. Du kan ikke bruke e-post, faks eller lignende. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser:
- hvilke land dokumentene skal brukes i
- adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
- telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg