Statsforvaltaren legaliserer dokument som skal brukast i dei landa som har slutta seg til apostillekonvensjonen. Dette er lista over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.
Ved å apostillestemple eit dokument stadfestar Statsforvaltaren at:
- signaturen til den offentlege funksjonæren er ekte
- den offentlege funksjonæren har den stillinga som er oppgitt i dokumentet
- stempelet som er påført dokumentet er ekte
Det er berre dokument i original, eller rett kopi stadfesta av offentleg styresmakt, som kan få apostillestempel. Mange dokument må først ha stadfesting hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjeld til dømes dokument som er skrivne eller stadfesta av statsautoriserte translatørar. Det same gjeld dokument som er skrivne av andre private yrkesutøvarar med autorisasjon frå det offentlege, til dømes advokatar, helsepersonell og revisorar.
Ei rekke dokument frå offentleg forvalting kan få apostillestempel utan at du må gå via notarius publicus. Dette gjeld til dømes dokument som har løvestempel og signatur frå skattekontor, politi, handelskammer osv.
For at vi skal kunne apostillestemple eit dokument, må dokumentet ha:
- namn og tittel til vedkommande som har signert dokumentet, anten med trykte bokstaver eller blokkbokstavar
- signatur (helst med blå penn)
- embetsstempelet (som regel løvestempel) til den offentlege instansen som har skrive ut dokumentet
Statsforvaltaren kan ikkje hjelpe til med å omsetje til andre språk, men nokre offentlege instansar gir deg fleirspråklege attestar dersom du ber om det.
Det er Utanriksdepartementet som legaliserer dokument for bruk i alle land som ikkje er part i Haag-konvensjonen om apostille. Dokument som skal brukast i Norden, treng ikkje apostillestempel. Her er det nok med ein notarialstadfesting.
Slik går du fram dersom du treng apostillestempel på eit dokument
Dokument som treng apostille, kan anten sendast til Statsforvaltaren per post eller leverast i resepsjonen. Du kan ikkje bruke e-post, faks eller liknande. Dersom du postlegg dokumenta, ber vi om at du i eit følgeskriv opplyser:
- kva land dokumenta skal brukast i
- adressa vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
- telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi treng å kontakte deg