Verje sin kontroll av kontantkasse - retningslinjer

Som verje kan du gi andre personar fullmakt til å bruke verjehavars kontantkasse. Du er ansvarleg for at retningslinjene vert følgd av alle personane du gir fullmakt. Dette gjelder også tilsette i institusjon/kommune som har tilgang til verjehavar sin kontantkasse.

Du må gi ei skrifteleg fullmakt til kvar person som skal disponere kassa. I denne fullmakta skal retningslinjene stå. 

Sjå verjemålslova § 53 og verjemålsforskrifta § 20.

Om kontantkassa

Ei kontantkasse skal bli oppretta dersom:

1. verjehavar sjølv ikkje kan bruke kontantar/bankkort, og
2. det er behov for at tilsette i institusjonen/bustaden skal disponere kontantar på vegne av verjehavar

Sum i kontantkassa

Kontantkassa kan innehalde maksimum 3000 kr i kontantar.

Om det er ønske om å auke beløpet i kontantkassa, skal verje i samråd med verjehavar bestemme:

• størrelsen på innskotet
• kor mykje av kassemidlane som skal kunne brukast kvar månad utan nytt samtykke frå verje
• kva midlane i kontantkassa skal nyttast til

Rekneskap og kvitteringar

Det skal bli ført rekneskap for kassa. Dette skal innehalde:

• dato
• størrelsen på innskotet/uttaket
• saldoen i kontantkassa etter innskotet/uttaket
• formålet med innskotet/uttaket
• namnet på personen som utførte innskotet/uttaket
• signatur

Alt forbruk skal dokumenterast med kvitteringar. Desse skal bli lagt ved rekneskapen.

Ta vare på kvitteringar og rekneskap i tre år etter avslutta rekneskapsår.

Om det vert restbeløp etter ein tur/formål, skal pengane med ein gong bli lagt inn i kontantkassa etter heimkomst. Oppdatere rekneskapen slik at det kjem klart fram kva som er brukt og kva som er sett inn igjen.

Om nokon har gjort eit kjøp på stadar utan kvittering, kan dette bli ført på eit ark som ein legger ved rekneskapen. Notatet skal innehalde dato, beløp, formål og signatur.

Verje skal kontrollere kontantkassa

Rekneskapen for kontantkassa, og kvitteringane, skal kontrollerast av verje og primærkontakten til verjehavar, eller leiaren i institusjonen, minimum ein gong kvar år. Dei to skal skrive eit notat som begge skal skrive under på etter kvar kontroll.

I fullstendigheitserklæringa som verja sender saman med det årlege verjerekneskapet, skal verja bekrefte at kontrollen av kontantkassa er gjennomført og godkjent.

Avvik i kontantkassa

Rekneskapen i ei kontantkasse skal alltid stemme.

Dersom det skulle oppstå avvik, skal verje skrive ei avviksmelding. Her skal det gå tydeleg fram kva årsaka til avviket er. Notatet skal også omhandle tiltak som vert gjennomført som følgje av avviket. Verje, primærkontakt og ansvarleg avdelingsleiar skal skrive under på notatet. 

Dersom det oppstår større og/eller gjentatte avvik i ei kontantkasse, må verja, i samråd med statsforvaltaren, vurdere vidare tiltak i saka, jf. verjemålsloven §47 andre ledd.

NB: Desse retningslinjene kjem i tillegg til kommunale retningslinjer og kontroll av personar med kommunale vedtak om kontantytingar.