Apostillestempel på dokumenter

Statsforvalteren legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt Haag-konvensjonen. Dette er listen over land som er parter i denne konvensjonen om apostille.

Det er Utenriksdepartementet, som legaliserer dokumenter for bruk i land som ikke er parter i Haag-konvensjonen. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Utenlandske dokumenter må legaliseres i det landet de er ustedt i.

For at vi skal kunne legalisere et dokument med apostille,må dokumentet ha:

1. original signatur av en offentlig funksjonær (kan derfor ikke sendes elektronisk pr e-post eller lignende)
2. navn og tittel til vedkommende som har signert dokumentet, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver
3. etatens offisielle embedsstempel (rundt løvestempel)

Statsforvalteren er avhengig av å inneha signaturprøven til vedkommende, som har signert dokumentet. Dersom du har et dokument utstedt i et annet fylke, er det enkleste å kontakte statsforvalteren i det fylket. Dersom vi ikke har den aktuelle signaturprøven, forsøker vi å innhente denne, men dette kan ta tid. Dersom signaturprøve ikke kan innhentes, kan ikke apostille utstedes.

En legalisering innebærer ingen bekreftelse på riktigheten av innholdet i dokumentet. Statsforvalteren kan ikke fortelle hvilke dokument man trenger apostille (og/eller notarialbekreftelse) på. Dette er veldig forskjellig fra land til land, og du må selv avklare med stedet der dokumentene skal legges frem.

Dersom det landet du skal benytte dokumentet i, krever at dokumentet oversettes til et annet språk, må det benyttes en statsautorisert oversetter. Oversettelsen (med kopi av det originale dokumentet) må bekreftes av notarius publicus (vanligvis Tingretten) før det kan legaliseres av Statsforvalteren eller Utenriksdepartementet. Statsforvalteren kan ikke bistå med å oversette dokumenter. Noen offentlige instanser gir deg flerspråklige attester, hvis du ber om det.

Du kan få apostille på dokumenter på flere måter:

Pr post til postadr.:

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, Postboks 2076, 3103 Tønsberg

Da må du legge ved et følgeskriv, der du opplyser om:

 - hvilket land dokumentene skal brukes i

 - returadresse

 - telefonnummer vi kan nå deg på, dersom vi trenger å kontakte deg

Du kan komme innom vårt hovedkontor i Grev Wedelsgt 1 i Tønsberg i åpningstiden, så hjelper vi deg. I Tønsberg trenger du ikke forhåndsavtale.

I Skien må du gjøre en forhåndsavtale med Mona Helen Stavang,
Tlf 35 58 61 42, e-post: fmtemhs@statsforvalteren.no

For spørsmål vedrørende apostille:
Send e-post til: sfvtservice@statsforvalteren.no

Denne tjenesten hos Statsforvalteren er gratis.

Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public. (vanligvis tingretten)